1.0 DOCUMENT
MANAGEMENT SYSTEM
Sistem
Pengurusan Dokumen (DMS) adalah sistem berdasarkan program komputer dalam
pengurusan dokumen digital yang digunakan untuk mengesan, mengurus dan
menyimpan dokumen dan mengurangkan kertas. Kebanyakkannya mampu menyimpan rekod
pelbagai versi yang diubah dan dibuat oleh pengguna yang berbeza (penjejakan
sejarah). Istilah ini mempunyai beberapa pertindihan dengan konsep sistem
pengurusan kandungan (concept of content management system). Ia sering dilihat
sebagai komponen sistem pegurusan kadungan perusahaan (component of enterprise
content management (ECM) systems) dan berkaitan dengan pengurusan asset
digital, sistem aliran kerja dan sistem pengurusan rekod. Sistem pengurusan
dokumen adalah lebih daripada sekadar penyimpanan awan.
1.1
FAEDAH SISTEM PENGURUSAN DOKUMEN YANG BAIK
Manfaat yang berkaitan
dengan menggunakan sistem pengurusan dokumen untuk mengendalikan fail digital
sering lebih mengesankan daripada yang pengguna dapati. Berikut adalah manfaat
penting dalam memasukkan sistem pengurusan dokumen :
a)
Lower
Costs (Kos Rendah)
Membina
perniagaan boleh menjadi satu proses yang sukar, terutamanya mengenai kewajipan
kewangan. Pemilik perniagaan moden perlu melakukan segala yang mungkin untuk
menampung kos rendah, dan salah satu cara yang paling berkesan untuk melakukan
ini adalah untuk berhenti mengandalkan kertas. Sistem pengurusan dokumen bukan
sahaja mampu mengendalikan tugas ini dan lain-lain, tetapi jumlah wang yang
dapat disimpan dengan membuat suis sangat mengagumkan.
b)
Instant
Access (Jimat Masa)
Apabila
dokumen dikumpul ke kabinet pemfailan, mencari sesuatu dengan cepat boleh
menjadi sangat sukar. Salah satu ciri utama dan kebaikan sistem pengurusan
dokumen adalah bahawa anda dan kakitangan anda dapat mengakses dokumen apa saja
yang mungkin anda dapat dengan serta-merta, tidak kira di mana anda berada.
c)
Robust
Indexing (Pengukuhan Dokumentasi yang Baik)
Sistem
pengurusan dokumen akan menyediakan anda dan kakitangan anda dengan keupayaan
pengindeksan yang mantap, yang membolehkan anda mengetahui dengan tepat di mana
semuanya berada pada setiap masa.
d)
Increase
in Productivity (Tahap Produktiviti Tinggi)
Penting
untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk membawa tahap
produktiviti ke tahap yang lebih tinggi, dan memperkemas proses perniagaan
jatuh tepat sejajar dengan ini. Apabila anda dan kakitangan anda menggunakan
sistem pengurusan dokumen untuk mengurus dan mengatur fail, tahap produktiviti
dalam syarikat anda tidak akan ragu-ragu.
1.2
CIRI UMUM SISTEM PENGURUSAN DOKUMEN
Tidak
semua sistem pengurusan dokumen dibuat sama. Terdapat banyak perkara yang
membezakannya antara satu sama lain dan memahami apa yang membuat platform yang
direka dengan baik adalah penting untuk perniagaan moden - kecil, sederhana dan
besar.
Apabila
membeli sistem pengurusan dokumen, pertimbangkan ciri-cirinya, dan pastikan ia
memenuhi standard berikut:
a)
Intelligent
Organization (Organisasi Pintar)
Semakin
besar sebuah syarikat mendapat, kemungkinan besar akan ada lebih banyak dokumen
untuk diatur. Hierarki organisasi adalah salah satu ciri yang paling penting
untuk dipertimbangkan ketika memilih sistem pengurusan dokumen. Pengkategorian,
penandaan, dan penarafan akan membantu anda mencari fail yang anda perlukan
secepat mungkin.
b)
Cloud
Access (Akses Awan)
Hampir
semuanya dalam perniagaan berlaku dalam talian. Kerana pekerja perlu memuat
naik dan memuat turun dokumen pada bila-bila masa dan di mana-mana tempat,
akses awan adalah suatu keharusan. Walaupun sistem pengurusan dokumen
berasaskan web dengan cepat menjadi standard dalam industri, masih terdapat
beberapa pilihan di luar sana yang tidak mempunyai integrasi web.
c)
Universal
Format Support (Sokongan Format Universal)
Sambungan
biasa seperti .pdf dan .docx mungkin menguasai dunia profesional, tetapi itu
tidak bererti tidak ada format fail yang digunakan oleh pengguna lain. Lebih
banyak format sistem pengurusan dokumen anda boleh menyokong, lebih baik.
1.3 FILING
DOCUMENT
Fungsi
penfailan dokumen ini adalah untuk menyimpan imbasan asal pada mesin, menerima
data faks atau mencetak data dari komputer pada hard disk atau peranti memori
luaran sebagai data.
Fail
yang disimpan boleh dicetak atau dihantar seperti yang diperlukan. Mengedit
fail yang disimpan, contohnya menggabungkan.
1.3.1 PENGGUNAAN DOKUMEN PENFAILAN
Dengan
menggunakan fungsi penfailan dokumen, anda juga boleh mencetak bahan
persidangan dengan tetapan yang sama atau mencetak untuk tugas rutin seperti
yang diperlukan.
1.4 CONFIDENTIAL DOCUMENT
Kami mendengar tentang kebocoran
keselamatan dan kerahsiaan dokumen sepanjang masa. Kerahsiaan ditekankan dalam
latihan pekerja dan di persidangan bagi setiap industri. Banyak syarikat hari
ini bertukar kepada pengurusan dokumen elektronik khusus untuk mematuhi
peraturan kerahsiaan.
1.4.1 KENAPA KERAHSIAN DOKUMEN PENTING
Membenarkan
maklumat sulit untuk jatuh ke tangan yang salah boleh dan mungkin akan membawa
kepada tindakan undang-undang. Jika anda membenarkan maklumat pelanggan,
vendor, atau rakan kongsi dibocorkan, anda boleh dituduh melanggar perjanjian
tanpa pendedahan atau melanggar kontrak lain. Anda juga boleh
dipertanggungjawabkan untuk sebarang kerugian kewangan yang dialami oleh
organisasi lain akibat daripada pelanggaran tersebut. Jika anda kehilangan
maklumat pelanggan atau klien dan pelanggan dan pelanggan menghadapi kecurian
identiti, mereka juga boleh menyaman anda untuk ganti rugi.
Apa
yang dapat dilakukan pesaing anda dengan maklumat sensitif tentang kewangan
anda, asas pelanggan, dan rancangan masa depan untuk pelancaran produk? Apa
yang boleh dilakukan penipu dengan maklumat peribadi dan kewangan pekerja dan
pelanggan anda? Malangnya, kecurian harta intelek, kecurian identiti, dan
jenayah lain menjadi lebih mudah bagi penjenayah jika dokumentasi anda tidak
disimpan dan dikongsi dengan selamat. Perniagaan purata mengumpul dan menyimpan
maklumat yang mencukupi untuk membuat banyak jenis aktiviti haram yang mungkin.
Selain
menjadi memalukan, pelanggaran keselamatan boleh merosakkan jenama anda. Ia
boleh menjadikan perniagaan anda tidak serius tentang keselamatan, tidak kira
betapa berhati-hati anda bekerja untuk memastikan maklumat sulit selamat. Dalam
hampir semua kes, pelanggaran keselamatan akan menyebabkan anda muhibah,
pelanggan, dan wang.
1.5 DOCUMENT SAFETY
Meletakkan
dokumen secara dalam talian menjadikannya lebih penting berbanding sebelum ini
untuk melarang akses kepada orang yang tidak dibenarkan. Oleh itu, kelayakan
perlu diberikan kepada Pincette apabila mengakses dokumen atau folder,
melainkan anda memilih untuk berkongsi dengan orang awam.
Anda
boleh membuat keputusan tepat dengan siapa dokumen anda dikongsi dan dengan
cara apa. Aspek keselamatan yang sangat penting bagi Pincette adalah bahawa
dokumen baru tidak pernah dikongsi dengan sesiapa sahaja, tidak kira di mana
anda telah meletakkannya sebagai hierarki folder. Anda boleh berkongsi dokumen
dengan sempurna tanpa berkongsi folder yang mengandunginya dan sebaliknya.
Perkongsian sentiasa merupakan tindakan yang jelas.
Anda
tidak boleh bekerja dengan dokumen tanpa menariknya keluar dari pengurus
dokumen. Dengan Pincette ini dilakukan melalui sambungan yang disulitkan, yang
menjadikan dokumen tidak dapat dibaca bagi mereka yang ingin memintasnya.
Aspek
keselamatan lain adalah integriti dokumen anda. Bayangkan sambungan hilang
kerana sebab tertentu semasa dokumen sedang dimuat naik. Pincette memastikan
anda tidak akan mempunyai dokumen separuh bertulis di pelayan. Pincette akan
kembali ke keadaan yang betul terakhir dalam kes masalah apa pun.
1.6 DOCUMENT RECORDING
Pengurusan
Dokumen dan Pengurusan Rekod adalah serupa tetapi mereka adalah dua teknik
organisasi yang berbeza yang sama ada boleh digunakan secara berasingan atau
bersama untuk membantu menguruskan maklumat anda. Jadi apakah dokumen itu?
Dokumen istilah termasuk kertas, borang elektronik & fail, faks, e-mel,
kontrak, dll.
Dokumen
merujuk kepada kepingan maklumat yang belum dibuat akhir. Mereka masih
ditambah, diubah, dikemas kini, atau mempunyai kemungkinan diubah. Penyelesaian
Pengurusan Dokumen membolehkan pengendalian dokumen yang terkawal supaya mereka
boleh diwujudkan, dikongsi, dianjurkan, disimpan dan didapatkan dengan cara
yang selamat dan cekap.
Rekod
adalah apa-apa dokumen yang telah dibuat akhir dan tidak lagi bermaksud untuk
diubah. Jika anda mempunyai rekod maka ia telah melepasi titik perubahan.
Sekarang anda perlu menyimpan rekod di mana anda dapat mengaksesnya dengan
mudah jika keperluan timbul. Penyelesaian Pengurusan Rekod berurusan dengan
mengekalkan rekod dengan mengindeks, menyimpan, mengamankan, dan
mengarkibkannya dengan cara yang menjadikannya selamat dan mudah diakses oleh
mereka yang memerlukannya.
2.0 COMPILATION OF PRODUCT / ITEM DOCUMENTS
2.1 WARRANTY
Waranti
adalah sejenis jaminan yang dibuat oleh pembuat atau pihak yang sama mengenai
keadaan produknya. Ia juga merujuk kepada terma-terma dan situasi di mana
pembaikan atau pertukaran akan dibuat sekiranya produk itu tidak berfungsi
sebagaimana yang digambarkan atau dimaksudkan pada asalnya.
2.1.2 CARA IA BERFUNGSI
Waranti
tersirat adalah seperti andaian. Contohnya, apabila anda membeli sebuah kereta
baru dari seorang peniaga kereta, jaminan tersirat adalah bahawa kereta itu
berfungsi. Apabila anda memesan hamburger di restoran, ia datang dengan jaminan
tersirat bahawa ia boleh dimakan.
Kod Perdagangan Seragam (UCC) mengandungi "jaminan
tersirat dari kebolehdagangan" yang menyatakan bahawa dalam setiap urus
niaga penjualan, barang yang dijual mestilah sesuai untuk tujuan biasa yang
digunakannya baik, akan lulus tanpa keberatan dalam perdagangan, cukup dibungkus
dan dilabel, dan mencerminkan janji-janji yang dibuat pada label. Kadang-kadang
jaminan tersirat juga wujud apabila penjual tahu apa pembeli akan menggunakan
yang baik untuk dan pembeli bergantung pada penghakiman penjual ketika memilih
barang. Sekiranya pembeli adalah pembeli yang berpengetahuan, namun jaminan
tersirat tidak selalu wujud, terutama jika pembeli tahu sebanyak atau lebih
tentang produk daripada penjual.
2.1.3 JENIS WARANTI
·
jaminan
nyata
jaminan
yang dibuat dalam kontrak dengan pernyataan fakta (sebagai perihalan) yang
dibuat mengenai objek kontrak dan yang menjadi asas dari tawar-menawar
·
Waranti
tersirat
jaminan
yang tidak dinyatakan secara nyata tetapi yang diiktiraf atau dikenakan oleh
undang-undang berdasarkan jenis transaksi
·
jaminan
kesihatan
waranti
biasanya tersirat bahawa harta yang dijual adalah sesuai untuk tujuan pembeli
membelinya
NOTA:
Di bawah Kod Komersial Seragam, penjual mesti mengetahui maksud yang
barang-barang dibeli dan pembeli bergantung pada kemahiran atau penghakiman
penjual agar jaminan kebajikan tersirat.
·
jaminan
kebolehgunaan
waranti
biasanya tersirat dalam pajakan kediaman yang premis yang dipajak akan dihuni
NOTA:
Jika tuan tanah melanggar jaminan kebiasaan, penyewa mungkin mempunyai remedi
seperti menamatkan penyewaan, memulihkan ganti rugi, atau sewa pegangan.
Waranti didasarkan pada banyak bidang kuasa sama ada undang-undang atau
undang-undang.
·
jaminan
kebolehdagangan
jaminan
yang biasanya tersirat bahawa harta yang dijual itu boleh dijual (seperti
dengan kualiti yang umumnya boleh diterima dalam barisan perdagangan)
NOTA:
Di bawah Kod Komersial Seragam, jaminan kebolehdagangan tidak tersirat kecuali
penjual adalah pedagang yang berkaitan dengan barang yang dijual.
2.1.4 JENIS
WARANTI YANG DISAHKAN
o
EXPRESS
WARRANTY
Waranti
nyata boleh mengambil beberapa bentuk yang berbeza, sama ada dituturkan atau
ditulis, dan pada dasarnya adalah jaminan bahawa produk tersebut akan memenuhi
tahap kualiti dan kebolehpercayaan tertentu. Jika produk gagal dalam hal ini,
pengilang akan membetulkan atau mengganti produk tanpa bayaran tambahan. Banyak
jaminan seperti itu dicetak pada pembungkusan produk atau disediakan sebagai
pilihan.
o
IMPLIED
WARRANTY
Jaminan
waranti tersirat untuk tujuan tertentu adalah waranti yang tersirat oleh
undang-undang bahawa jika penjual tahu atau mempunyai alasan untuk mengetahui
tujuan tertentu yang mana beberapa barang sedang dibeli oleh pembeli, penjual
menjamin bahawa item itu sesuai untuk maksud itu.
o
WARRANTY
FOR TITLE
Waranti
hakmilik adalah jaminan mengenai hak milik pemilik semasa kepada harta yang
dipindahkan. Bergantung kepada borang surat ikatan, surat ikatan boleh atau
mungkin tidak menjamin bahawa pemilik semasa mempunyai tajuk yang jelas kepada
harta tanah. Jenis-jenis jaminan berhubung tajuk yang jelas dipanggil
"jaminan hakmilik" atau "jaminan hakmilik." Surat Ikatan
Jaminan, Surat Keterangan Quitclaim, dan Surat Ikatan Jaminan Khas
masing-masing mempunyai jaminan tajuk berlainan.
o
LIFETIME
WARRANTY
Waranti
seumur hidup biasanya jaminan terhadap cacat dalam bahan dan mutu kerja yang
tidak mempunyai had masa untuk membuat tuntutan, dan bukannya waranti yang akan
dilakukan oleh produk untuk sepanjang hayat pembeli. Masa sebenar produk yang
diharapkan dapat dilakukan adalah biasanya ditentukan oleh kebiasaan untuk
produk jenisnya menggunakan cara pembeli menggunakannya. Sekiranya produk telah
dihentikan dan tidak lagi tersedia, jaminan boleh bertahan lebih lama.
o
BREACH
OF WARRANTY
Pelanggaran
jaminan merujuk kepada kegagalan penjual untuk memenuhi syarat-syarat janji,
tuntutan, atau perwakilan yang dibuat mengenai kualiti atau jenis produk.
Undang-undang menganggap bahawa penjual memberi jaminan tertentu mengenai
barang yang dijual dan dia harus berdiri di belakang pernyataan-pernyataan ini.
o
LEGAL
ASPECT OF WARRANTIES & DISCLAIMERS
Penolakan
terhadap jaminan bertindak untuk menafikan atau menafikan waranti yang
sebaliknya akan terpakai pada produk atau perkhidmatan. Peruntukan sedemikian
dimasukkan ke dalam Terma Penggunaan laman web untuk menghapuskan waranti yang
sebaliknya akan melekat pada transaksi atau mengehadkan jaminan yang terpakai
kepada hanya yang disediakan secara nyata oleh pengendali laman web.
o
REPRESENTATION
& WARRANTIES
Perwakilan
hanyalah satu kenyataan fakta yang mana pihak lain dijangka bergantung,
sementara jaminan (yang boleh sama ada nyata atau tersirat) adalah jaminan
parti tentang fakta tertentu dan ditambah dengan kewajiban ganti rugi tersirat
jika fakta itu salah.
2.2 LICENSING
Pelesenan adalah proses memajak entiti
yang dilindungi (bertransaksi atau berhak cipta) secara sah - nama, kesamaan,
logo, tanda dagangan, reka bentuk grafik, slogan, tandatangan, watak, dll.
Entiti, yang dikenali sebagai harta atau harta intelektual, kemudian digunakan
bersempena dengan produk.
Pengaturan perniagaan di mana satu
syarikat memberi kebenaran kepada syarikat lain untuk mengeluarkan produknya
untuk pembayaran tertentu. Terdapat beberapa cara yang lebih cepat atau lebih menguntungkan
untuk mengembangkan perniagaan anda daripada dengan pelesenan paten, cap
dagang, hak cipta, reka bentuk, dan harta intelek lain kepada orang lain.
2.3 CONTRACT TERMS AND CONDITION
2.3.1 MEANING OF TERMS AND CONDITIONS
Syarat-syarat perkhidmatan (juga
dikenali sebagai terma penggunaan dan terma dan syarat, yang biasanya
disingkatkan sebagai ToS atau ToS dan ToU) adalah peraturan yang harus
disetujui untuk mematuhi untuk menggunakan perkhidmatan. Ketentuan layanan juga
dapat menjadi penolakan, terutamanya mengenai penggunaan laman web.
2.3.2 TERMS OF THE CONTRACT
Terma kontrak (contractual term) ialah
mana-mana peruntukan yang membentuk sebahagian daripada kontrak. Setiap istilah
menimbulkan kewajipan berkontrak, pelanggaran yang boleh menimbulkan litigasi.
Tidak semua istilah dinyatakan dengan jelas dan beberapa istilah membawa
graviti undang-undang yang kurang kerana mereka adalah persisian untuk tujuan
kontrak.
2.3.3 APA SYARAT KONTRAK ?
Sebelum
memasuki kontrak, pelbagai kenyataan sering dibuat oleh satu pihak untuk
menggalakkan atau mendorong pihak lain untuk memasuki kontrak. Pertikaian boleh
timbul pada mana penyata yang dibuat harus dipertimbangkan sebagai sebahagian,
atau istilah, kontrak, dan yang harus diambil sebagai percakapan pra-kontrak,
dan oleh karenanya bukan sebahagian atau tempoh kontrak. Pihak-pihak kepada
kontrak terikat hanya dengan termanya, bukan oleh mana-mana penyata periferi
yang mungkin dibuat.
Mahkamah
boleh melihat bukti niat oleh salah satu pihak atau pihak lain bahawa
pernyataan tersebut mestilah menjadi sebahagian daripada kontrak. Contohnya,
semakin lama selang antara pembuatan kenyataan itu dan pencapaian perjanjian
dan kontrak akhir, semakin kurang kemungkinan bahawa pernyataan tersebut akan
dianggap sebagai istilah kontrak.
Hakikat
bahawa pembuat pernyataan mempunyai pengetahuan atau kemahiran khas berbanding
dengan pihak lain akan membuat pernyataan itu lebih cenderung menjadi istilah.
Jika perjanjian itu kemudiannya dikurangkan kepada penulisan dan pernyataan itu
tidak dimasukkan, ia tidak mungkin menjadi istilah.
2.4 PRODUCT / ITEM MAINTENANCE CONTRACT
Kontrak penyelenggaraan produk adalah suatu perjanjian
untuk melaksanakan perkhidmatan yang dipersetujui tertentu untuk mengekalkan
produk untuk sesuatu yang ditentukan tempoh masa. Syarat-syarat kontrak boleh
mengambil bentuk yang berbeza, seperti perjanjian untuk secara berkala
menjalankan perkhidmatan tertentu bilangan kali tertentu dalam tempoh tertentu
masa, atau perjanjian untuk melaksanakan perkhidmatan tertentu apabila
keperluan timbul sepanjang tempoh kontrak.
3.0 ASSET INVENTORY
Inventori
Aset adalah salah satu daripada prinsip yang paling penting namun kurang
dipraktikkan yang berkaitan dengan memastikan infrastruktur komputer atau
rangkaian. Setiap aset tunggal dalam sistem pemprosesan data perniagaan atau
organisasi mesti diambil kira dan disenaraikan. Termasuk dalam penyenaraian itu
hendaklah menjadi dokumen nombor siri, versi, lokasi, format, penerangan, nilai
dan mana-mana set data lain lain yang meningkatkan pemahaman. Juga, setiap
kelas dokumen harus mengandungi klasifikasi keselamatan. Ia menentukan tahap
perlindungan dokumen yang akan diterima dalam pelan keselamatan. Aktiviti ini
memakan masa dan sangat terperinci.
3.1 ASSET INVENTORY REPORT
Gunakan
laporan ini untuk memastikan inventori aset yang tepat. Anda boleh
menghantarnya ke setiap pengurus anda secara berkala untuk menunjukkan kepada
mereka aset di bawah kawalan mereka. Pengurus anda boleh menggunakan laporan
itu sebagai dokumen pemulihan untuk memberitahu pengurus aset tetap anda
penambahan, pemindahan, persaraan dan perubahan lain. Anda boleh mempunyai
pengurus anda menandatangani laporan itu untuk memberikan anda dan juruaudit
anda dengan pengesahan bahawa inventori aset anda adalah tepat.
Laporan
itu diisih oleh, dan mencetak jumlah untuk segmen keseimbangan, pusat kos,
pemilik, dan lokasi.
3.2 MAKLUMAT DALAM ASSET INVENTORY REPORT
Laporan ini:
o
Laporan
Inventory In-Progress yang dijana di tapak
o
Laporan
Inventori yang telah selesai dibuat di tapak
o
Laporan
Inventori In-Progress yang dihasilkan di daerah
o
Laporan
Detail Kod Bar Daerah yang dihasilkan di daerah
o
Laporan
Detail Daerah yang dihasilkan di daerah
termasuk
maklumat berikut:
Bagi setiap inventori dan
bagi setiap Lokasi Rumah, laporan itu menyenaraikan jumlah nombor item yang
Diagihkan dan Belum Diakui.
o
Untuk
setiap item, laporan itu mengandungi maklumat berikut:
o
Nama
Aset
o
Harga
pembelian
o
Nombor
kod bar barang
o
Lokasi
Rumah
Jika
anda memilih untuk mempunyai Inventori menukar Lokasi Rumah pada rekod ke
lokasi pengimbasan semasa, item yang dikemaskini muncul di bawah Lokasi Rumah
baru mereka.
o
Status
Item
Jika
item itu diperiksa kepada penaung, jabatan, atau lokasi, orang atau tempat itu
muncul dalam kurungan.
o
Custadian
Jika
anda tidak menyerahkan kustodian kepada item, Destiny menyenaraikan kepala
jabatan. Jika anda tidak menyerahkan item tersebut ke jabatan, Destiny
menyenaraikan prinsipalnya. Jika laman web tidak mempunyai pokok, teks
"Prinsipal" muncul.
3.3 PERBEZAAN INVENTORY DAN ASET
Aset
adalah perkara yang bernilai yang anda ingin jejak rapat, seperti komputer,
pencetak, telefon, kenderaan, perabot pejabat, peralatan atau alat khusus, dan
dokumen yang berkaitan seperti manual, kontrak, dan invois. Dengan Tracmor,
anda boleh membuat sejarah lengkap setiap kali aset dipindahkan, masuk atau
keluar, dihantar, atau diterima sepanjang hayat aset.
Inventori,
sebaliknya, termasuk item yang digunakan sekali atau terakhir hanya dalam masa
yang singkat, dan juga disebut sebagai bahan habis. Perkara-perkara tersebut
tidak perlu dikesan dengan teliti, tetapi mengetahui kuantiti yang ada di
tangan adalah berharga supaya mereka dapat disusun semula. Contoh barang
inventori termasuk bekalan pejabat seperti staples, notebook, dan penanda,
apa-apa jenis yang tidak tahan lama, dan barang-barang yang digunakan sekali
sahaja, seperti perban atau tiub sekali pakai. Tidak semua syarikat perlu
mengesan bahan habis, tetapi pilihan penjejakan inventori ada jika anda
memerlukannya.
Jenis
pengesanan yang terdapat di Tracmor untuk aset adalah lebih besar daripada
tindakan yang tersedia untuk inventori. Contohnya, anda boleh menyimpan aset,
semaknya masuk atau keluar, dan arsipkannya, tetapi ciri-ciri ini tidak
tersedia untuk item inventori.
4.0 PROCUREMENT REPORT
4.1 DEFINISI PROCUREMENT
Perolehan
adalah proses mencari, menyetujui terma dan memperoleh barang, perkhidmatan
atau kerja dari sumber luaran, sering melalui proses tender atau kompetitif.
Proses ini digunakan untuk memastikan pembeli menerima barangan, perkhidmatan
atau kerja pada harga terbaik, apabila aspek seperti kualiti, kuantiti, masa,
dan lokasi dibandingkan. Perbadanan dan badan awam sering menentukan proses
yang bertujuan untuk mempromosikan persaingan yang adil dan terbuka untuk
perniagaan mereka sambil meminimumkan risiko, seperti pendedahan kepada
penipuan dan pakatan sulit.
4.2 PROSES PROCUREMENT
Perbuatan
mendapatkan atau membeli barangan dan perkhidmatan. Proses ini termasuk
penyediaan dan pemprosesan permintaan serta penerimaan akhir dan kelulusan
pembayaran. Ia sering melibatkan
·
perancangan
pembelian,
·
penentuan
standard,
·
pembangunan
spesifikasi,
·
penyelidikan
dan pemilihan pembekal,
·
analisis
nilai,
·
pembiayaan,
·
rundingan
harga,
·
membuat
pembelian,
·
pentadbiran
kontrak bekalan,
·
kawalan
inventori dan kedai, dan
·
pelupusan
dan fungsi lain yang berkaitan.
Proses
perolehan sering merupakan sebahagian daripada strategi syarikat kerana
kemampuan membeli bahan-bahan tertentu akan menentukan apakah operasi akan
diteruskan.
Perniagaan
tidak akan dapat bertahan jika harga perolehan lebih daripada keuntungan yang
diperolehnya untuk menjual produk sebenar.
4.3 PERBEZAAN ANTARA PEROLEHAN DAN PEMBELIAN
Ramai
orang menggunakan istilah membeli dan perolehan secara bergantian, tetapi
walaupun persamaan mereka mempunyai makna yang berbeza. Mari kita jelaskan
sebarang kekeliruan mengenai perbezaan antara perolehan dan pembelian.
Perolehan
melibatkan proses memilih vendor, menetapkan istilah pembayaran, pemeriksaan
strategik, pemilihan, rundingan kontrak dan pembelian barang yang sebenarnya.
Perolehan adalah berkaitan dengan memperoleh (mendapatkan) semua barang,
perkhidmatan dan kerja yang penting kepada organisasi. Perolehan adalah pada
dasarnya, istilah keseluruhan atau payung di mana pembelian boleh didapati.
4.3.1 KEPENTINGAN
STRATEGI
Oleh
kerana perolehan adalah istilah payung yang merangkumi beberapa fungsi
perniagaan teras, ia harus dianggap sebahagian teras strategi korporat
mana-mana organisasi.
·
Identiti
syarikat :
o
Apa
yang syarikat kami lakukan dan berdiri?
o
Kepercayaan
apa yang memberitahu model perniagaan kami?
·
Peletakan
pasaran :
o
Siapa
pelanggan kami?
o
Apa
yang mereka mahu?
o
Apa
yang mereka percayai?
·
Keupayaan
syarikat :
o
Apakah
kekuatan dan kelemahan kita?
o
Adakah
kekuatan kita menyokong matlamat jangka panjang kita?
o
Bagaimana
kita mahu berkembang?
·
Isu
pengurusan :
o
Adakah
kita perlu menyewa / membangun bakat untuk membawa kita ke matlamat kita?
o
Adakah
syarikat mempunyai sumber yang diperlukan untuk mencapai matlamat kami?
Perolehan
dan identiti syarikat boleh saling berkaitan. Sekiranya perniagaan anda sedang
membina (atau telah membina) identiti di sekitar etika alam sekitar, daripada
strategi perolehan anda harus mencerminkan keputusan itu. Polisi perlu
disediakan untuk memastikan anda memperoleh sumber daripada syarikat yang
mempunyai etika yang sama, atau anda adalah bahan penyumberan yang tidak
berbahaya kepada alam sekitar.
Peletakan
pasaran anda harus mencerminkan penjenamaan anda. Pelanggan tidak ragu-ragu,
tertarik dengan falsafah dan amalan penggunaan perniagaan, dan sering mencari
syarikat yang nilai mereka mencerminkan.
Keupayaan
dan isu pengurusan syarikat anda, juga harus mencerminkan penjenamaan tersebut.
Anda mesti mempunyai orang-orang yang tepat untuk melaksanakan kepercayaan /
falsafah yang anda mahu perniagaan anda ditadbir oleh.
4.3.2 PROSES PEMBELIAN
Pembelian
adalah sebahagian daripada perolehan. Pembelian umumnya merujuk kepada membeli
barangan atau perkhidmatan. Pembelian selalunya termasuk menerima dan
pembayaran juga.
Di
dalam Kitaran Perolehan Untuk Bayar yang menyeluruh, langkah-langkah yang berkaitan
dengan pembelian adalah:
·
Pengiktirafan
Pesanan Pembelian
·
Notis
Pengiriman Awal
·
Resit
Barangan
·
Rakaman
Invois
·
cara
perlawanan
·
Pembayaran
kepada Pembekal
Berbeza
dengan keseluruhan Kitaran Projek untuk Bayar, langkah-langkah yang jelas
berkaitan dengan pembelian tidak boleh disesuaikan untuk memenuhi saiz dan skop
setiap perniagaan individu. Ini adalah langkah asas pembelian yang baik dan
harus digunakan secara rutin sebagai amalan terbaik di semua perniagaan.
4.4 LICENSING CONTRACT TERMS
Perjanjian
pelesenan adalah kontrak undang-undang antara dua pihak, yang dikenali sebagai
pemberi lesen dan pemegang lesen. Dalam perjanjian pelesenan biasa, pemberi
lesen memberikan pemegang lesen hak untuk menghasilkan dan menjual barangan,
menggunakan nama jenama atau tanda dagangan, atau menggunakan teknologi yang
dipatenkan oleh pemberi lesen. Sebagai pertukaran, pemegang lesen biasanya
mengemukakan kepada beberapa syarat mengenai penggunaan hak milik pemberi lesen
dan bersetuju membuat bayaran yang dikenali sebagai royalti.
Perjanjian
pelesenan meliputi pelbagai situasi yang terkenal. Sebagai contoh, peruncit
mungkin mencapai persetujuan dengan pasukan sukan profesional untuk membangun,
menghasilkan, dan menjual barangan yang mengandungi logo pasukan sukan. Atau
pengeluar kecil mungkin melesenkan teknologi pengeluaran proprietari dari firma
yang lebih besar untuk mendapatkan kelebihan daya saing daripada menghabiskan
masa dan wang yang cuba mengembangkan teknologi sendiri. Atau syarikat kad
ucapan mungkin mencapai persetujuan dengan pengedar filem untuk menghasilkan
satu barisan kad ucapan yang mengandungi imej watak animasi yang popular.
4.4.1 UNSUR PERJANJIAN PELESENAN TYPIKAL
Kerana
alasan undang-undang mereka mesti dilindungi, beberapa perjanjian pelesenan
adalah dokumen yang cukup panjang dan kompleks. Tetapi kebanyakan perjanjian
tersebut meliputi mata asas yang sama. Ini termasuk skop perjanjian, termasuk
eksklusif atau sekatan wilayah; aspek kewangan termasuk pendahuluan yang
diperlukan, kadar royalti, dan bagaimana royalti dikira; jaminan jualan
minimum; jadual waktu yang melibatkan tarikh "untuk pasaran", panjang
kontrak, dan pilihan pembaharuan; hak pengawas pemantauan dan kawalan kualiti,
termasuk prosedur yang harus dipatuhi; inventori minimum yang diperlukan untuk
dikekalkan; akhirnya, pulangan dan elaun.
Salah
satu elemen penting dalam perjanjian pelesenan meliputi susunan kewangan.
Pembayaran daripada pemegang lesen kepada pemberi lesen biasanya mengambil
bentuk pembayaran minimum yang dijamin dan royalti atas jualan. Royalti
biasanya terdiri daripada 6 hingga 10 peratus, bergantung kepada harta khusus
yang terlibat dan tahap pengalaman dan kecanggihan pemegang lesen. Tidak semua
pemberi lesen memerlukan jaminan, walaupun sesetengah pakar mengesyorkan bahawa
pemberi lesen mendapat pampasan sebanyak mungkin. Dalam sesetengah kes, pemberi
lesen menggunakan jaminan sebagai asas untuk memperbaharui perjanjian
pelesenan. Sekiranya pemegang lesen memenuhi angka jualan minimum, kontrak itu
diperbaharui; jika tidak, pemberi lesen mempunyai pilihan untuk menghentikan
perhubungan tersebut.
Satu
lagi elemen penting dalam perjanjian pelesenan menetapkan jangka masa
perjanjian. Banyak pemberi lesen menegaskan tarikh pelepasan pasaran yang ketat
untuk produk yang dilesenkan kepada pengeluar luar. Lagipun, tidak ada
kepentingan terbaik pemberi lesen untuk memberikan lesen kepada syarikat yang
tidak pernah memasarkan produk itu. Perjanjian pelesenan juga termasuk
peruntukan tentang panjang kontrak, pilihan pembaharuan, dan syarat penamatan.
4.5 WARRANTY
CONTRACT TERMS
Kontrak
akan sentiasa mengandungi pelbagai jenis istilah (kata atau bertulis), yang
lebih penting daripada yang lain. Istilah yang lebih penting dipanggil
"syarat" ??, istilah yang kurang penting dipanggil
"jaminan" ??.
Keadaan
sangat penting bahawa tanpa mereka satu atau lain-lain pihak tidak akan
memasuki kontrak. Oleh itu, untuk membuat suatu keadaan yang salah, atau
melanggar syarat, dilihat dengan serius bahawa pihak yang salah akan berhak
untuk merawat kontrak sebagai tidak sah, boleh dibatalkan atau
sekurang-kurangnya dibatalkan.
Jika
istilah itu adalah waranti, pihak yang salah akan hanya dapat mencari ganti
rugi kewangan untuk apa-apa kerugian yang dialami. Kontrak itu sendiri akan
tetap mengikat kedua-dua pihak.
Mahkamah
melihat setiap kes atas merit sendiri. Dalam membuat keputusan sama ada istilah
adalah syarat atau jaminan, mahkamah akan mempertimbangkan semua keadaan di
sekelilingnya, termasuk keseriusan akibat jika kontrak itu dianggap tidak
mengikat, dan niat pihak-pihak di masa mereka membuat kontrak.
Terma
dan Syarat Jaminan termasuk tetapi tidak terhad kepada:
·
Terma
Tempoh kontrak jaminan
bermula pada tarikh pembelian produk dan termasuk jaminan pengilang; ia tidak
menggantikan jaminan pengilang, tetapi memberikan manfaat tambahan tertentu
dalam tempoh jaminan pengeluar. Selepas jaminan pengeluar tamat, Kontrak
Perkhidmatan ini terus memberikan faedah pengeluar serta faedah tambahan
tertentu yang tercantum dalam Kontrak Perkhidmatan ini.
o
Jaminan
Pertukaran Awal
Penggantian
unit pendahuluan termasuk akses keutamaan telefon kepada sokongan teknikal dan
pasukan peningkatan masalah kami untuk bilangan insiden yang tidak terhad.
Sekiranya pasukan sokongan teknikal kami menentukan penggantian diperlukan,
unit gantian akan dihantar terlebih dahulu melalui penghantaran Semalaman untuk
penghantaran hari perniagaan berikutnya. Pelanggan akan mempunyai 15 hari untuk
memulangkan semula unit yang rosak ke kemudahan pembaikan kami untuk
mengelakkan dikenakan caj untuk unit gantian. Pelanggan bertanggungjawab untuk
penghantaran dan apa-apa kos insurans untuk menghantar pengimbas yang rosak ke
kemudahan pembaikan kami. Permintaan untuk perkhidmatan ini diproses sebelum
12:00 Pacific Time akan dihantar pada hari perniagaan berikutnya.
o
Pertukaran
Awal dengan Waranti Di Tempat
Pertukaran
Advance dengan On-site menyediakan manfaat dan ciri yang sama dari Jaminan
Pertukaran Advance kami. Walau bagaimanapun, jika sokongan teknikal kami
menentukan lawatan tapak adalah perlu untuk bertukar pengimbas, satu unit
gantian akan dihantar lebih awal melalui bermalam untuk penghantaran hari
berikutnya businnes dan juruteknik akan dihantar pada hari perniagaan
berikutnya untuk menubuhkan pengimbas, yang disediakan selagi sebagai kediaman
anda terletak dalam tiga puluh (30) batu dari salah satu Penyedia Perkhidmatan
Sah Kami. Juruteknik kemudiannya akan menukar produk, mengesahkan unit gantian
sedang berfungsi, dan kemudian mengembalikan unit yang cacat.
